27 tháng 11 năm 2022 - Công Nghệ Thông Tin
Trong bài viết trước “Power Platform là gì?”, chúng ta đã biết rằng Power Automate là một công cụ tự động hóa quy trình, cho phép bạn xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách tự động.
Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về khái niệm và chức năng của Power Automate, đồng thời thử nghiệm việc xây dựng một số quy trình tự động phổ biến.
1. Các Khái Niệm Cơ Bản Của Power Automate
Power Automate có thể thực hiện những gì?
- Xử lý công việc hàng ngày lặp đi lặp lại (chẳng hạn như đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống).
- Quy trình làm việc (workflow).
- Tích hợp với các hệ thống bên ngoài thông qua Connector hoặc API.
Một quy trình Power Automate bao gồm hai phần chính: Trigger (chỉ có một) và Action (một hoặc nhiều).
- Trigger là điểm kích hoạt quy trình, ví dụ như khi hộp thư đến nhận được một email mới hoặc khi danh sách SharePoint có thêm một mục.
- Action là hành động thực sự bạn muốn thực hiện sau khi Trigger được kích hoạt. Ví dụ, khi nhận được email mới, lưu tập tin đính kèm vào “OneDrive for Business” hoặc thông báo cho người liên quan khi có mục mới trong danh sách SharePoint.
Trigger có các loại sau:
-
Khi có thay đổi Trigger này sẽ chạy khi có sự thay đổi trong dữ liệu. Chẳng hạn như khi có mục mới được tạo trong danh sách SharePoint hoặc khi có bản ghi được cập nhật trong Dynamics.
-
Theo lịch trình Trigger này sẽ chạy theo lịch định sẵn. Ví dụ, kiểm tra mỗi sáng lúc 8 giờ xem có đơn đặt hàng mới nào không, nếu có thì gửi cho nhân viên liên quan xử lý.
-
Khi nhấn nút Trigger này sẽ chạy khi một nút nào đó trong Power Apps hoặc ứng dụng bên thứ ba được nhấn. Kiểu Trigger này cho phép người dùng kiểm soát việc thực thi quy trình theo nhu cầu.
Các loại Action bao gồm:
-
Lặp lại (Loop) Thực hiện một Action nhất định liên tục cho đến khi điều kiện thoát được thỏa mãn.
-
Chuyển đổi (Switch) Kiểm tra điều kiện đầu vào để quyết định có nên thực hiện Action hiện tại hay không.
-
Thực hiện cho đến khi (Do Until) Thực hiện một nhóm các Action cho đến khi điều kiện chỉ định trở thành true.
-
Áp dụng cho từng phần tử (Apply to each) Thực hiện một nhóm các Action cho từng phần tử trong mảng đầu vào.
-
Biểu thức (Expressions) Biểu thức mô tả logic thực thi thực tế trong quy trình Power Automate. Ví dụ, nếu Trigger là “Tạo một tệp mới trong thư mục cụ thể của SharePoint”, thì biểu thức để lấy nội dung tệp này trong Action sẽ là
@{triggerOutputs()?['body'].
2. Xây Dựng Một Quy Trình Tự Động
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Power Automate để xây dựng một số quy trình tự động phổ biến.
2.1 Tạo Quy Trình Dựa Trên Mẫu
Sau khi đăng nhập vào “Power Automate”, nhấp vào mục “Templates” ở thanh menu bên trái, bạn sẽ thấy có rất nhiều mẫu sẵn sàng để sử dụng.
Dưới đây chúng ta sẽ sử dụng mẫu “Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business” để tạo một quy trình tự động lưu các tập tin đính kèm email vào “OneDrive for Business”.
Quá trình tạo rất đơn giản, chỉ cần làm theo hướng dẫn, nhấp chuột và cấp quyền truy cập.
Sau khi hoàn thành, bạn có thể chỉnh sửa quy trình và thấy rằng nó bao gồm hai phần Trigger và Action.
Trigger điều kiện là: “Khi nhận được email mới”. Logic của Action là: Đối với mỗi tập tin đính kèm trong email, tạo ra nó trong thư mục “/Email attachments from Power Automate” của “OneDrive for Business”.
Như vậy, việc tạo quy trình dựa trên mẫu rất dễ dàng.
2.2 f8bet72 Xây Dựng Quy Trình Theo Lịch
Chúng ta sẽ thử sử dụng Power Automate để tạo một quy trình hằng ngày gửi thông tin thời tiết của thành phố chỉ định vào hộp thư.
Đăng nhập vào Power Automate, nhấp vào nút “Create” ở thanh menu bên trái và chọn “Scheduled cloud flow”.
Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể thiết lập tên công việc, thời gian thực hiện và tần suất, sau đó nhấp “Create”.
Sau khi nhấp “Create”, bạn sẽ được chuyển đến trang thiết kế quy trình. Thêm hai Action “Get current weather” và “Send an email (V2)” dưới Trigger “Recurrence” và điền các trường liên quan. Như vậy là đã hoàn thành chức năng mong muốn.
2.3 game 123win Xây Dựng Quy Trình Kích Hoạt Bằng Nút
Quy trình kích hoạt bằng nút là cách thực hiện thủ công.
Đăng nhập vào Power Automate, nhấp vào nút “Create” ở thanh menu bên trái và chọn “Instant cloud flow” để tạo quy trình kích hoạt thủ công.
Bạn có thể thêm các Action tương ứng game bài tặng 50k để thực hiện các tác vụ mong muốn. Ví dụ, gọi API HTTP để tích hợp với hệ thống bên ngoài.
2.4 Xây Dựng Quy Trình Duyệt
Bạn cũng có thể sử dụng Power Automate để xây dựng quy trình duyệt. Action chính được sử dụng trong trường hợp này là “Start and wait for an approval”.
Bạn có thể thêm bước này vào quy trình cần duyệt, sau đó đánh giá kết quả duyệt và thực hiện các bước tiếp theo.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành việc khám phá cơ bản về Power Automate.
[1] Giới Thiệu Về Power Automate - microsoft.com [2] Cách Xây Dựng Giải Pháp Tự Động - microsoft.com